「机の上に書類が積み上げられている」「仕事で使わないものがオフィスの中に散乱している」など、オフィスが散らかっているため、何がどこにあるのか把握できなくなっているオフィスワーカーも多いのではないでしょうか。
このコラムでは、ものを探すことで時間を奪われないようにするためのオフィス収納家具の選び方について解説します。
うまく収納できれば作業効率が上がる
家庭でもそうですが、あるべき場所にモノがきちんと収納されていないと、モノを探すために手間をとられ、無駄な時間が発生します。オフィスも収納スペースを整えて、定められた場所にきちんと収めるなど、整理整頓を行うことが大切です。
下記に整理整頓することによるメリットをご紹介します。
【収納で書類の紛失を防ぐ】
デスクの上にたくさんの書類やファイルなどを乱雑に積み上げたままにしておくと、重要な書類や個人情報を紛失しやすくなります。また、使わないものをオフィスの床に置いていると、作業のじゃまになり、足を取られて転倒することがあるかもしれません。
使わないものを片付け、ワークスペースを確保することで作業がしやすくなり、さまざまなトラブルを防ぐことができます。
【モノを探す時間を省ける】
文房具やオフィス家具などを手掛ける「コクヨ株式会社」は2017年、有職者1031人を対象に書類を探す行為に要している時間を調査しました。その結果、1日約20分間、書類を探す時間にかけていることがわかり、これは1年間に換算すると約80時間で、10日分の労働に相当すると発表しました。
小さなムダも積み重ねると大きなムダになります。オフィスを片付けることで、モノを探す手間を省くことができるので効率よく仕事が進むようになります。
収納は取り出しやすさやセキュリティーを考慮して
オフィスの収納家具を選ぶときは、大きさと収納力を確認することが多いと思います。しかし、オフィス家具にはいくつかのタイプがあり、それぞれに適した用途があります。
【いらないモノを捨て、必要なモノを収納する】
まず、必要なものと必要でないものを分別します。必要がないものを捨て、必要なものは保険期限を決め、期限が過ぎたら処分します。
すべてのモノの置き場所を決め、決められたモノを決められた場所に収納するというルールを徹底します。
探し物に費やす時間を減らすには、何がどこにあるのか、どこに戻せばよいのかを一目でわかるようにしなければいけません。すべてのモノの置き場所を決め、少ない動作で手に取れるようにしておくことが大切です。そのため、使用頻度が高いモノを取り出しやすい場所に置くようにしましょう。
【収納セキュリティーを高めて情報漏洩を防ぐ】
情報漏洩を防ぐには、書類や備品の持ち出しをきちんと管理することが大切です。収納庫に解錠権限を設け、履歴を管理して書類の出し入れまで管理しましょう。キャビネットごとにアクセス権を設けると、収納物を安全に管理できます。
【収納家具は扉がポイント】
必要な書類は、すぐに取り出せるようにしたいですね。収納家具を選ぶときは、扉の形に注意しましょう。
収納物の取り出しやすさやセキュリティー機能は、収納家具により異なるので「オープン型」「両開き扉、両開きガラス扉」「引き違い扉、ガラス引き違い扉」「ラテラル型」から、用途に合わせて選びます。
＜オープン型＞
□メリット
オープン型は、仕切り板で内部を仕切った扉がない収納家具。
扉がないので安価で、収納物を取り出しやすい。
□デメリット
セキュリティーに不安があり、ほこりなどで棚が汚れやすい。
災害時に中身が飛び出し、棚の中に収納しているものがフロアに散乱する恐れがある。
□オープン型収納家具に適した用途
伝票・帳簿など、すぐに取り出す必要がある重要書類の収納。
展示（賞状、トロフィーなど）。
身の回り品の収納。
＜両開き扉、両開きガラス扉＞
□メリット
両方の扉を開けることができるので開口部が広く、収納物を探しやすく整理しやすい。
ガラス扉タイプは、外から収納物を確認できるので検索性にもすぐれている。
鍵をかけることができるタイプを選べば、セキュリティー面も安心。
□デメリット
扉を手前に開けなければならないので、スペースを確保する必要がある。
地震の際は、ガラスが割れてケガをする恐れがある。
□両開き扉、両開きガラス扉に適した用途
重要書類の収納。
ガラス扉タイプの場合は、展示（賞状、トロフィーなど）。
＜引き違い扉、ガラス引き違い扉＞
□メリット
狭い場所に設置できるので、通路やスペースのないオフィスでも使える。
鍵付きタイプは、セキュリティーを確保できる。
□デメリット
片側しか開かないので、中央の書類が取り出しにくい
□引き違い扉、ガラス引き違い扉に適した用途
重要書類の収納。
オフィススペースが狭いところでの収納。
ガラス扉タイプの場合は、展示（賞状、トロフィーなど）。
＜ラテラル型＞
□メリット
大型の引き出しを備えた収納家具。収納力が高く、たくさんのモノを収納できる。
□デメリット
手前に引き出しを引き出すためのスペースが必要。
□ラテラル型に適した用途
重要書類の収納。
備品やサンプルの収納。
書類の収納。
収納家具のレイアウトは最後に
オフィスのレイアウトを決める際は、最初にデスクの配置を決め、次に収納家具や複合機を置く場所を決めます。この順序でレイアウトを決める理由は、スタッフ全員が利用する収納家具や複合機は、全員が使いやすい場所に置く必要があるからです。
収納家具や複合機に向かう通路は混雑することが多いので、各デスクから2つ以上の経路で到達できる場所に配置しましょう。
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