最近の仕事はパソコンさえあればできるものが多く、会社を立ち上げてもオフィスを構えないケースもあるようですが、それなりの規模の会社を運営しようとすればオフィスが必要で、さまざまな備品をそろえなければなりません。
会社運営に必要な最低限の備品はどのようなものか、最近の事務用品のトレンドはどうなっているかをご紹介しましょう。
会社を設立したら従業員や来客のためのオフィス環境を整える
会社を設立してオフィスの場所を決めたら、業務を始められるように環境を整えます。デスク、キャビネット、OA機器、事務用品、コーヒーやお茶のセットなど、必要な備品はたくさんあります。
オフィス内のゾーニングやレイアウトにも関係してくるので、まずはデスクなどのオフィス家具を選びます。会社の構成人数分のデスクとイス、会議用やミーティング用のテーブルとイス、応接室用のカフェテーブルとソファ、書類や事務用品を収納するキャビネットなどです。
従業員用のデスクとイスは、設立当初は少人数でも、現状のオフィスで将来的にどのくらいまで人を増やすかを考えてそろえましょう。また、外部スタッフとの連携で業務を行ったり、テレワーク中心の業務だったりすれば、デスクとイスはそんなに必要ないかもしれません。Wi-Fi環境を整えればミーティング用のテーブルとイスだけのフリースペースも考えられます。
会社の規模と事業内容などによりますが、研修も行えるように長テーブルとイスを多めに用意するのか、ミーティング用のやや大きめのテーブルとイスを数脚用意するのか、社員の集まるスペースのイメージを明確にしておきましょう。
会社にお客さまをお招きすることがないのであれば、応接用のテーブルもソファも必要ないでしょう。今どきは、来客を社員のフリースペースの一角に通して打ち合わせなどを行うこともあるようです。
商談など大切な話し合いを会社でするような場合は、入り口や経営者のデスクの近くに応接スペースをつくって、カフェテーブルか書類も広げられる広めのローテーブル、ソファをしつらえましょう。作業スペースとは違う、少しグレードアップした家具をそろえるとオフィス内の顧客スペースとして認識が生まれるほか、来客者に対するイメージアップにもつながります。
貴重品の保管スペース、OA機器に関する環境も整備
書類や事務用品などの収納は、スチールのキャビネットが主になりますが、資料で使用する雑誌や本は、オフィスインテリアを意識した本棚を置いてもいいでしょう。
会社の重要書類や印鑑などの貴重品用には金庫も必要です。カギのかかるキャビネットでもいいかもしれませんが、カギの管理が難しくなるので、より厳重に保管できる場所の確保は必要です。
パソコン、電話機、通信システム構築のための機器、複写機などのOA機器は、どのような業種の会社にとっても必要な備品です。最近は、社員一人ひとりにノート型パソコンとスマートフォンを支給する会社が多いようです。オフィスでは、各デスクにネットワークに接続できるケーブルとパソコンの電源を配置したり、Wi-Fi環境を整えたりします。複写機は、プリンターとスキャナーの機能も併せ持つ複合機が主流です。
パソコンさえあれば、おおよその業務はできますが、書類を作成したり、資料を整理したりするときには筆記用具やホッチキスなどの事務用品が必要になります。日頃あまり使わなくても、必ずいるのがこういった事務用品です。必要になることを想定して不足なくそろえましょう。
その他、ゴミ箱、オフィス内の居心地をよくするための観葉植物、社員の福利厚生のためにコーヒーメーカーやお茶のセット、カップやグラスなども忘れずにそろえたい備品です。
仕事を始めるとき最低限必要な事務用品
業務を始めるにあたって必要な事務用品はどんなものでしょうか。ボールペン、鉛筆、消しゴム、蛍光ペン、油性ペンなどの筆記用具、ハサミやカッター、定規、修正テープ、セロテープなどの文具、ホッチキス、クリップ、クリアホルダーなど書類をまとめるアイテム、ファイルやトレーなど収納に便利なグッズなどがあれば、とりあえず、業務に支障をきたすことはないでしょう。
複合機を導入したら専用の用紙も必要です。会社のロゴマークが決まったら、社名や住所入りの封筒もつくりましょう。固定電話の設置が終わって役職や部署名が決まったら、名刺も必要です。
会社の実印は設立当初につくるかと思いますが、請求書や諸契約書に使う代表者印、認印、印鑑用のマットや朱肉も必要です。社員の勤務管理をタイムカードで行う場合は、タイムレコーダーとカードを用意しましょう。
進化しているオフィス文具のトレンド
会社設立の忙しさのため、会社の業務にとりあえず必要だということで値段の安い文具を購入することもあるでしょう。
しかし、ボールペンひとつとっても、いろいろな種類があります。特に最近のオフィス文具は、デザインも機能も進化しています。
筆記用具は、カラーバリエーションが豊富になり、黒い用紙に書き込める白やシルバーベースのものもあります。最もよく使うボールペンや蛍光ペンには、インクの消せるフリクションペンが人気です。
また、最近は書類の廃棄の際にホッチキスの芯が問題になるというので、芯を使わないハリナックスも使われるようになりました。4～5枚なら、外しやすくてかさばらないので便利です。また、会社の姿勢としてエコロジーへの意識の高さを示すこともできます。
さらに、手書きのメモやレポートなどをデジタルデータ化できるデジタル文具も見逃せません。アプリを利用してタブレットに専用ペンで書き込むことは従来から可能でしたが、書き込み専用のノートパッドとペンで手書きの文字をテキストデータに変換してメールで送れるものや、カメラが内蔵されていて紙に書いた文字や絵をデータ化できるデジタルペンもあります。
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