会議好きと評されることも多い日本人ですが「ついつい眠くなる」「時間をかけたのに結果を出せない」「気が散ってしまい会議とは関係ないことを考えてしまう」という意見も多いようです。
今回は、会議室に潜在する課題について取り上げ、使いやすく仕事の生産性が上がる会議室とはどのようなものなのかを考えます。
日本の会議がかかえる課題
スリーエムジャパンは2017年に、会議に費やす平均時間に関する調査を実施。年間159.1時間という結果を発表しました。会議に多くの時間をかけると残業も増えるので、無駄な時間を短縮し、素早く結論を出すことが求められています。
また、社内会議にメインメンバーだけではなく、研修中のスタッフや外部スタッフが参加することもあり、会議に参加する人数が多すぎることも課題となっています。
さらに、支社や協力会社の所在地が離れているため、主要なメンバー全員が集まって会議をすることが難しいことも課題のひとつといえるでしょう。
会議室のよくある不満（声もれなど）
会話もれが気になる
「コクヨエンジニアリング＆テクノロジー株式会社」が、2015年に全国のオフィスワーカーを対象に行った「オフィスの音環境に関するアンケート調査結果」をご紹介します。 この調査によると、「会議中に会話もれが気になることで会議への集中力が変わりますか？」という質問に対して約62％が「集中力が変わる・集中できなくなる」と回答しています。 また、「社内会議中に会話もれが気になることで、商談を安心して行えますか」という質問には約61％が「安心して行えない」と回答しています。
慢性的な会議室不足に悩まされている
「打ち合わせで会議室を使いたいと思ったのに、予約でいっぱいで使えなかった」という悩みも多いようです。スリーエムジャパンが実施したインターネットリサーチによると、会議が増える新年度は、2人に1人が会議スペースの不足を感じているという結果が出ています。
会議室の種類をご紹介
スタンディング型ミーティングルーム
スタンディングミーティングとは、文字通り「立ったままで行うミーティング」のことで少人数での短時間ミーティングに向いています。 室内には小さな会議用テーブルのみを並べ、イスは設置しません。 スタンディングミーティングは、手軽でコミュニケーションがとりやすく、作業効率も高まるので、取り入れる企業も増えているようです。 また、座ったまま長時間作業を続けると血流も悪くなり集中力が低下します。スタンディング型ミーティングルームは、適度に体を動かすきっかけ作りにもなります。
簡易ミーティングルーム
間仕切りを活用すれば、オフィスの一角に簡易的なミーティングルームを手軽につくれます。
ただし、簡易ミーティングルームは大人数の打ち合わせや、綿密な打ち合わせなどが必要な会議には不向きです。緊急時など、早急に結論を出す必要がある場面で有効な会議のスタイルです。
カンファレンスルーム
「カンファレンス」は「会議」という意味を指します。
会議を表す言葉としては一般的に「ミーティング」が使われることが多いですが、両者の違いはその規模にあります。ミーティングは数人～数十人であるのに対して、カンファレンスは数十人～数千人までの大規模な会議を表します。
従って、カンファレンスルームでは、大型プロジェクトの打ち合わせやセミナーなどを開催するので、大人数を収容できる広さが求められます。
大型プロジェクターや同時通訳機器、全国の拠点と中継しながら会議を行えるテレビ会議システムを備えることもあります。
ビジネスの課題を解決する会議室のデザイン 会話もれ対策とは
日常的なミーティングから、プレゼン、来客の対応など、あらゆるビジネスシーンに欠かせない会議室。会議室をデザインする際は、会議室を使用する目的を明確にし、出席者やその人数などにも気を配ってデザインする必要があります。
会議室の課題としてあがることが多い「会話もれ」対策については「吸音」「遮音」などの対策が必要です。
「吸音」は空気などにより広がる音の波を吸収する防音方法です。吸音材を床や壁に張るといった方法で音の問題に対応します。
「遮音」は外部や内部から伝わってくる音を遮断する方法です。防音材を用いたドアや壁材などを利用します。
会議室の防音性を高めるには上記のような吸音、遮音対策が必要ですが工事などが必要になり場合があります。
そのため、サウンドマスキングシステムを導入する方法もあります。会話音をカバーするサウンドを流すことで、会議室で話している内容などが聞こえなくなるといった効果を期待できます。コントローラーやスピーカーの設置も1日～2日ほどで、会社が休みである土日などに設置が完了します（オフィスのつくりにより異なります）。
会議室が不足している場合には？
また、会議室不足だとわかっていても、社内に会議室を新たに設けるスペースがないという企業も少なくないのではないでしょうか。そのような場合は、貸し会議室やコワーキングスペースを一時的に利用するという選択肢もあります。
さらに発想の転換を図り、会議室そのものを廃止した企業もあります。総合人材サービス・パーソルグループのパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社では、豊洲オフィス内に設けたオープンスペースで全ての会議を行っています。 会議のためだけにメンバーが集まることが難しいという場合は、ビデオ会議システムを導入することを検討してもよいかもしれません。 会議用モニターに専用のカメラを設置して、会議室の様子を映すことができるので、遠く離れた場所であっても臨場感を保ちながら会議を行うことができます。会議のための移動時間や交通費を削減できるので、コスト削減・業務効率化が図れます。
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